LIÇÕES APRENDIDAS
INTRODUÇÃO
Conforme descrito no Guia PMBOK® as lições aprendidas são artefatos de suma importância para o sucesso dos projetos e são entrada e saída para diversos processos descritos no guia.
“Lição aprendida é o conhecimento obtido durante um projeto que mostra como os eventos do projeto foram ou deveriam ser endereçados no futuro, com o propósito de melhorar a performance dos projetos.”
Uma boa lição aprendida deve:
- Ser documentada, simples, numa linguagem clara. Exemplo, em um determinado momento, com um determinado fornecedor, não faça “isto”, é fria, porque acontecerá tal situação.
- Ela tem que ser relevante, ela tem que fazer diferença.
- Tem que ser contextualizada. Ricardo Vargas da como exemplo: “O pessoal da Bahia é muito religioso. O pessoal em Israel também. Com base nisto alguém resolve abrir uma empresa de crucifixos em Israel. Vai dar certo? Não!”
Eventos podem ser:
- Comportamentos dos stakeholders;
- Riscos;
- Fatores ambientais e ativos de processos organizacionais;
- Ambientes de desenvolvimento e testes;
- Etc.
Dizem que aprendemos com nossos erros, já que com ele ganhamos experiência. Mas porque errar algo que alguém já errou?
Podemos aprender com os erros ou acertos dos outros e, assim, evitar problemas similares nos nossos projetos.
“Outros” neste caso podem ser:
- Projetos antigos das nossas experiências passadas;
- Projetos antigos nossos e de outros GPs da empresa em que estamos, ou
- Projetos e experiências compartilhadas por outras pessoas, entidades, etc., em fóruns, grupos, etc.
É fato que as empresas falham e muito na gestão das lições aprendidas. Todas, representadas pelos seus diretores, gerentes, analistas, sabem e comentam da sua importância, mas na hora de efetivamente gerencia-las, não o fazem, ou, no mínimo não fazem da maneira correta.
As lições aprendidas, para serem efetivas, devem ser armazenadas em um local centralizado, que possa ser acessado por todos para incluir registros ou consulta-los. Com os avanços tecnológicos atuais, existem diversas ferramentas que podem ser utilizadas.
QUANDO COLETAR
O Scrum tem em seus rituais a “Sprint Retrospective”, reunião exclusiva para tratar de como foi a Sprint e o que pode ser melhorado. Nesta reunião, além de planejar mudanças no processo para melhorar as próximas Sprints, é possível registrar lições aprendidas.
O Guia PMBOK® sugere utilizar o encerramento das fases ou do projeto para registra-las. Mas as lições aprendidas devem ser coletadas sempre que possível para que não sejam perdidas.
Se a empresa tiver um escritório de projetos (PMO), este poderá padronizar quais itens coletar e onde armazenar.
QUANDO USAR
As lições aprendidas devem ser consultadas sempre que possível.
Durante o início do projeto é muito importante para ajudar no planejamento do projeto, facilitando mapear atividades, riscos, etc.
As lições aprendidas podem impactar processos e isto pode causar dificuldades e restrições junto aos stakeholders. O GP deverá detalhar a necessidade para conseguir implementa-las. E tendo o ok, deve-se implementar o quanto antes.
É importante revisar os registros das lições utilizadas para que projetos futuros tenham os benefícios do projeto atual. Para isto, é importante receber feedback dos envolvidos no projeto.
Dar um feedback para que registrou a lição aprendida é importante para manter todos engajados em continuar registrando e atualizando.
FERRAMENTAS
Se a empresa tiver ferramentas sofisticadas de gestão de documento, ótimo, mas pode ser uma planilha, um documento, um banco de dados simples.
REFERÊNCIAS
Guia PMBOK® 5a edição
Applying Lessons Learned: Three Steps
Podcast do Ricardo Viana
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Paulo Hakme, PMP®
