OKRs

“Quando não se sabe aonde está indo, talvez não se consiga chegar a lugar algum” Yogi Berra

Muitas empresas não sabem onde estão indo e muitas não sabem nem onde estão.

Acabam dispendendo esforço em coisas que não são importantes ou que trazem pouco valor, aumentando o risco de insucesso. Eliminar os desperdícios das operações é o pilar fundamental da filosofia Lean.

Um exemplo que ouvi e achei de fácil entendimento é o do Waze®.

Para que o Waze® consiga traçar a rota para onde você quer chegar, primeiramente ele precisa identificar onde você está.

Nas empresas é a mesma coisa, ou seja, para uma empresa ter sucesso, implantar alguma melhoria, precisa primeiramente fazer um diagnóstico de onde está atualmente, o ponto A, para depois saber como ir para onde quer chegar, o ponto B. Muitas acham que já sabem, mas ou sabem superficialmente ou estão enganadas.

“Ideias são fáceis. Execução é tudo.” John Doerr

Muitas empresas têm dificuldades em fazer as coisas certas.

Uma prática criada na Intel na década de 1970, que já vem sendo utilizada há tempos por grandes empresas como Google, Microsoft, entre outras, com o objetivo de apoiar neste processo são os OKR – Objectives and Key Results (Objetivos e Resultados chave).

De certa forma, este lema se aplica também aos OKRs, pois como será visto no artigo, é um sistema com entendimento simples, mas de implantação complexa.

O que são OKRs?

• São agentes de transformação organizacional.
• É um protocolo colaborativo para definição de metas para empresas, equipe e indivíduos. Não substitui o bom senso, liderança forte ou a cultura criativa.
• Uma metodologia de gestão que ajuda a garantir que a empresa concentre esforços no que é importante, no que gera valor de acordo com os objetivos estratégicos, em toda a organização.

BENEFÍCIOS

• Expõe os principais objetivos que a empresa tem, canalizando esforços e coordenação, conectando diversas operações, emprestando propósito e unidade a toda organização.
• Permite a autonomia na linha de frente, gerando engajamento e novas soluções.
• Esclarecem as expectativas.
• Mantém os funcionários alinhados, vertical e horizontalmente.
• As pessoas deixam de ser “tarefeiras” para contribuir com seu conhecimento.

OBJETIVOS

O objetivo é O QUE deve ser alcançado, nem mais, nem menos.

Os objetivos são significativos, concretos, orientados por ações e (de maneira ideal) inspiradores.

São uma vacina contra o pensamento e execução confusos, pois traz clareza do que é mais importante a ser feito.

Não especificam números.

Ex:

Objetivo correto: “Ter a melhor experiência para o cliente no nosso market place.”

Objetivo errado: “Desenvolver um carrinho de compras.” O que este objetivo inspira? Ele poderia ser: “Ter o carrinho de compras mais rápido do mercado”.

RESULTADOS-CHAVE (KR)

Os resultados-chave (KR) definem e monitoram COMO atingir os objetivos, com foco no resultado.

Ex: KR 1: “Ligar para 10 fornecedores de ar-condicionado para pedir orçamentos” Qual o resultado efetivo? Podemos ligar para 10 fornecedores e não conseguir nenhum orçamento, o que não resulta em nada em prol do objetivo.

KR 2: “Conseguir 3 orçamentos para instalação de ar-condicionado, com redução de 10% dos últimos orçamentos.” Já obter 3 orçamentos, força a ligar para quantos fornecedores forem necessários para consegui-los e ainda precisam ser 10% menores que os últimos.

São específicos e limitados no tempo, agressivos, porém realistas. São mensuráveis e verificáveis. Não é um resultado-chave a menos que tenha um número.

Mas lembre-se: não é porque existe um número que é um Key Result. Caso contrário “limpar a minha mesa 3 vezes por semana” seria um ótimo Key Result para a minha empresa.

Quando todos os KRs forem cumpridos, o objetivo é necessariamente alcançado (se não for, o OKR foi mal projetado).

É importante diferenciar um KR de uma atividade ou projetos.

KRs te levam a um estado melhor, já as atividades são os passos que serão feitos para atingimento deste estado melhor. Ex de KR: Aumentar o ticket médio do carrinho de compras de R$200,00 para R$280,00 Ex de atividade: Melhorar a busca de produtos para evitar desistências.

Uma dica simples é pensar em verbos como “aumentar”, “reduzir”, “atingir”, “diminuir”. São verbos que representam alguma mudança para um estado melhor.

Verbos como “entregar”, “instalar” ou “desenvolver” em geral estão relacionados a atividades e não à esforço.

OKRs x METAS (SMART)

Muitas empresas implantam a gestão de metas:

• “Metas difíceis” impulsionam o desempenho de forma mais eficaz do que as fáceis, produzindo um nível mais alto de resultado.
• As metas podem engajar os times e times engajados geram mais lucro e menos atrito.
• As metas criam alinhamento, clareza e satisfação no trabalho.

Mas as metas precisam de uma supervisão próxima, para manter o foco, pois as pessoas podem criar metas desconectadas com os objetivos da empresa, evitar comportamentos antiéticos, baixa cooperação e menor motivação.

Os OKRs vinculam as metas à missão de uma empresa/equipe potencializando os benefícios e minimizando os malefícios.

As metas SMART são utilizadas para a definição dos KRs.

PILARES DO OKR

FOCO

Organizações de sucesso focam poucas iniciativas que são capazes de fazer a diferença real, adiando aquelas menos urgentes. Nenhum indivíduo ou empresa pode “fazer tudo”.

“Organizações vencedoras precisam concentrar a artilharia em menos alvos” Larry Page/Google

Importante considerar que na ânsia de ter a certeza que o foco está no lugar certo, lembrar que o perfeito não é inimigo do bom e que um OKR pode ser revisto ou até mesmo cancelado em qualquer momento, pois podem não trazer mais o valor esperado. Agora, um OKR bem definido tem pouca chance de perder o sentido em um trimestre.

COMPROMISSO

OKRs exigem um compromisso público de liderança, tanto nas palavras como nas ações, tornando-se o modelo do que fala, caso contrário ninguém o seguirá.

Para que as pessoas compreendam e se comprometam com os objetivos, estes devem ser claramente comunicados.

Com compromisso e transparência, líderes e colaboradores se comprometem com o processo de OKRs.

ALINHAMENTO

A transparência como pilar da agilidade é muito importante nos OKRs. Metas públicas são mais prováveis de serem alcançadas do que as metas mantidas em segredo.

A transparência alimenta a colaboração, melhora o trabalho e melhora ou transforma as relações.

Quando os líderes e colaboradores conectam suas atividades à visão da organização, cria-se um alinhamento. Infelizmente o alinhamento é raro e sua falta é o principal obstáculo para o sucesso.

Os OKRs focados e transparentes facilitam este alinhamento deixando mais claro o que realmente precisa ser feito.

EFEITO CASCATA

Muitas empresas ainda definem as metas nos níveis mais altos da gestão e cascateiam até chegar nas pontas.

Isto pode tornar moroso o processo de definição das metas e quaisquer mudanças nessas metas demandam uma revisão complexa na organização toda, principalmente nos casos onde os KRs são cascateados como objetivos as áreas. Quanto mais níveis tiver a empresa, pior fica.

Isto traz como efeito adverso: perda de agilidade, falta de flexibilidade, baixa colaboração das pessoas e alinhamento somente vertical, sendo que a inovação tende a acontecer mais nas pontas.

É necessário balancear entre OKRs alinhados e desalinhados para que permita mais autonomia a atitude criativa.

CUIDANDO DAS DEPENDÊNCIAS

Dependências não mapeadas geram insucesso.

OKRs transparentes e visíveis a todos permitem que as pessoas conheçam os que as outras pessoas do seu time e dos demais times estão fazendo, identificando as dependências e minimizando os riscos de problemas e duplicação de esforços.

ACOMPANHAMENTO

Um OKR pode/deve ser revisto com regularidade para acompanhamento da sua evolução, para evitarmos desvios. O acompanhamento da evolução proporciona um melhor engajamento dos colaboradores, mantendo sua motivação, já que eles veem como o seu trabalho está contribuindo com o resultado dos objetivos.

É importante que todos tenham acesso aos OKR, para que os objetivos estejam visíveis, melhore o engajamento, ajude no network interno e evitar desperdícios.

Com o acompanhamento a partir de um feedback contínuo podemos: seguir em frente se estivermos no caminho certo, realizar ajustes necessários e até mesmo abandonar caso o objetivo não tenha mais utilidade. No caso de cancelamento, todos que dependem deste OKR, conforme visto acima, devem ser informados para reavaliarem seus próprios OKRs.

A “RETRO” DOS OKRs

Após o término dos ciclos dos OKRs é importante revisar os resultados e aprender com eles.

Um OKR pode ser classificado, indicando o percentual de sucesso atingido.

Deve ser feita uma autoavaliação do resultado obtido, pois muitas vezes olhando friamente os números o resultado pode ser ruim, mas avaliando o objetivo em si, pode ser bom. Reveja o exemplo em Resultados-chave, onde uma meta de ligar para 10 fornecedores não quer dizer que trará resultados se for cumprida, mas sim, que os orçamentos necessários sejam conseguidos. O grau de esforço empregado deve ser considerado no processo de autoavaliação.

Por fim, devemos refletir para aprendermos com a experiência e usar este aprendizado nos ciclos futuros de OKRs.

No livro, John Doerr traz a seguinte frase do filósofo John Dewey: “Não aprendemos com a experiência… aprendemos refletindo sobre a experiência”.

ESFORÇO

Os resultados-chaves (KRs) nos empurram muito além de nossas zonas de conforto.

As metas ambiciosas são parte de todos os superpoderes do OKR. Foco e comprometimento nos direcionam à fazer o que é importante. Transparência, colaboração, alinhamento, conexão nos leva além do básico. Sem acompanhamento, como saber se o esforço despendido resultou no atingimento do objetivo?

Os OKRs podem ser divididos em duas categorias:

Objetivos compromissados (roofshot):

• São metas que parecem difíceis, mas realizáveis.
• O sucesso significa atingir 100%.
• Podem se referir à melhorias incrementais.

Objetivos ambiciosos (moonshot):

• São metas que estão além do limiar do que parece possível.
• O sucesso significa atingir a partir de 60%.
• Podem se referir a mudanças disruptivas e necessidade de maior investimento.
• Muito motivacional.

CADÊNCIA

Cronogramas definidos intensificam o foco e o compromisso.

Normalmente, estratégias de longo prazo utilizam OKRs anuais que são apoiados por OKRs trimestrais, que orientam o trabalho real, ou seja, o dia a dia.

Os OKRs devem ser revistos com uma frequência que permita feedbacks rápidos para as atividades, a fim de identificar possíveis problemas e traçar planos de ação.

BALANCEAMENTO

Para proteger a qualidade devemos analisar se os KRs podem levar a efeitos adversos ou incentivem condutas não éticas, trazendo riscos para o negócio.

Podemos criar KRs de qualidade para balancear o OKR, minimizando as consequências adversas da primeira ou criar métricas de controle e fazer ajustes, se necessário.

Ex: KR: Diminuir o tempo de atendimento. Efeito adverso: Os chamados são atendidos de qualquer jeito para serem atendidos rapidamente, com baixa qualidade.

Um KR de balanceamento poderia ser: “Aumentar o NPS (Net Promoter Score) de 7 para 9”. Com isto o time precisaria ser mais rápido e melhorar a qualidade.

OKRs x KPIs

O KPI é um indicador que apoiará nos OKRs para saber se estamos no caminho correto.

O OKR está ligado a avanços e inovações e os KPIs ao monitoramento de como estamos.

Os KPIs são métricas de controle e estão relacionados aos KRs, que são as métricas de sucesso, apoiando nas medições dos seus resultados.

EXEMPLOS DE OKR

 

REFERÊNCIAS

Livro: Avalie o que Importa. Autor: John Doerr Treinamento: OKR Essencial: Gestão Estratégica por Resultados. Autor: Conexão Ágil Consultoria e Treinamentos Blog: https://thomazribas.com/okr/exemplos-de-okr Blog: https://www.whatmatters.com/faqs/learning-okr Blog: https://qulture.rocks/blog/okrs-usando-objetivos-e-key-results-nas-resolucoes-de-ano-novo/  

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Paulo Hakme, PMP®